Cómo calcular el presupuesto de un proyecto en una licitación de transporte
Cuando participas en una licitación de ingeniería, uno de los errores más comunes es pensar que el precio del proyecto sale “de una estimación rápida”. En realidad ocurre lo contrario: el precio debe salir de un proceso estructurado de cálculo de costos.
En el ejercicio de licitación que estamos trabajando en clase, el presupuesto no se inventa. Se construye paso a paso a partir de los recursos necesarios para ejecutar el proyecto.
En términos de dirección de proyectos, lo que estamos haciendo aquí es aplicar el proceso de estimación de costos y determinación del presupuesto, que forma parte de la gestión de costos del proyecto. La literatura de administración de proyectos describe estos procesos como el conjunto de técnicas utilizadas para estimar los recursos económicos necesarios para completar el trabajo del proyecto.
1. El primer paso: entender qué estamos presupuestando
Antes de hablar de dinero hay que entender qué trabajo se va a realizar.
En la licitación, el proyecto consiste en realizar estudios técnicos para evaluar la factibilidad de un sistema de transporte. Eso implica varias actividades:
análisis de información existente
levantamiento de datos de campo
modelación de demanda
análisis técnico-operativo
evaluación económica
elaboración de informes
Cada una de estas actividades requiere personas, tiempo y herramientas.
Por lo tanto, el costo del proyecto depende principalmente de tres cosas:
cuánto tiempo dura el proyecto
cuántas personas trabajan en él
qué recursos técnicos se necesitan
Una vez que esto está claro, ya podemos comenzar a construir el presupuesto.
2. Mano de obra (MO)
En proyectos de consultoría e ingeniería, el mayor costo casi siempre es la mano de obra (MO).
La mano de obra representa el costo del tiempo de trabajo de las personas que participan en el proyecto.
En nuestro ejercicio de licitación vamos a suponer el siguiente equipo:
Coordinador del proyecto
Ingeniero de modelación
Ingeniero de análisis de datos
Especialista económico
Tres auxiliares de campo para aforos
El costo de la mano de obra se calcula de manera directa:
Costo = tiempo \times costo\ unitario
En proyectos profesionales el tiempo suele medirse en semanas o meses de trabajo.
Aquí suponemos que el proyecto dura 16 semanas.
Podemos estimar los siguientes costos semanales:
Rol
Costo semanal
Coordinador
25,000
Ingeniero modelación
20,000
Ingeniero datos
18,000
Especialista económico
16,000
Auxiliar de campo
6,000
Ahora calculamos el costo total de cada rol.
Coordinador
25,000 \times 16 = 400,000
Ingeniero modelación
20,000 \times 16 = 320,000
Ingeniero datos
18,000 \times 16 = 288,000
Especialista económico
16,000 \times 16 = 256,000
Auxiliares de campo
Los auxiliares solo trabajan durante la fase de aforos, que dura aproximadamente 6 semanas.
3 \times 6 \times 6,000 = 108,000
Entonces la mano de obra total del proyecto es:
MO = 400,000 + 320,000 + 288,000 + 256,000 + 108,000
MO = 1,372,000
3. Costos de campo
El segundo componente del presupuesto son los costos de campo.
En nuestro caso estos corresponden principalmente a:
aforos vehiculares
levantamientos de información
visitas de reconocimiento
transporte y alimentación del personal
Podemos estimar estos costos de forma simple.
Supongamos que el equipo realiza 12 visitas de campo.
Si cada visita cuesta aproximadamente 3,500 pesos, entonces:
12 \times 3,500 = 42,000
Además, debemos considerar material de trabajo:
impresiones
formatos de campo
chalecos
material de señalización
Supongamos:
23,000
Entonces el costo total de campo es:
65,000
4. Software y herramientas
Muchos proyectos requieren herramientas especializadas.
También se considera la compra de una licencia de software con un costo de 2,000 dólares.
Si asumimos un tipo de cambio de 18 pesos por dólar, el cálculo es:
2,000 \times 18 = 36,000
También debemos considerar costos de pago internacional o comisión bancaria.
Supongamos:
1000
Entonces:
Licencia = 37,000
Si agregamos almacenamiento de datos o equipo menor, podemos considerar:
20,000
Entonces el total de software y herramientas sería:
57,000
5. Costos directos del proyecto
Los costos directos son todos aquellos que están directamente asociados a la ejecución del proyecto.
En nuestro caso:
Mano de obra
Campo
Software
Entonces:
Directos = 1,372,000 + 65,000 + 57,000
Directos = 1,494,000
6. Costos indirectos
Ningún proyecto funciona sin costos administrativos.
Estos incluyen:
administración
contabilidad
uso de oficinas
energía eléctrica
coordinación institucional
En presupuestación de proyectos estos costos se incluyen como costos indirectos.
Normalmente se estiman como un porcentaje de los costos directos.
Supongamos un 15%.
Indirectos = 0.15 \times 1,494,000
Indirectos = 224,100
7. Imprevistos
Todo proyecto tiene incertidumbre.
Por ejemplo:
retrasos en levantamientos
cambios en datos
ampliación de análisis
Por eso se agrega un fondo de contingencia o imprevistos.
Supongamos un 7% sobre el subtotal.
1,494,000 + 224,100 = 1,718,100
0.07 \times 1,718,100 = 120,267
8. Utilidad del proyecto
Una empresa no participa en una licitación solo para cubrir costos.
Debe existir una utilidad.
Supongamos un margen del 12%.
Primero calculamos el costo total sin utilidad.
1,494,000 + 224,100 + 120,000 = 1,838,100
1,494,000 + 224,100 + 120,000 = 1,838,100
Entonces la utilidad es:
0.12 \times 1,838,100 = 220,572
9. Precio final del proyecto
Ahora sumamos tecnoligia
Si agregamos IVA (16%); IVA = 329,387
Entonces el precio final del proyecto es aproximadamente: 2,388,000 pesos
10. Interpretación del resultado
Este número no es arbitrario.
Proviene directamente de:
la duración del proyecto
el equipo de trabajo
los recursos necesarios
Esto es exactamente lo que se espera en una licitación técnica: un precio sustentado en un análisis de costos.
Este procedimiento además permite justificar el presupuesto ante la institución contratante y demostrar que el proyecto está correctamente planificado dentro de la gestión de costos del proyecto.
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